Quản lý miền

Các tính năng quản lý miền cho phép chủ sở hữu tổ chức Enterprise xác nhận quyền sở hữu đối với tên miền email liên kết với không gian làm việc của họ. Điều này mở khóa khả năng định cấu hình SAML SSO cho tổ chức, xây dựng các kết nối Notion qua xem trước liên kết và kiểm soát những ai có thể tạo không gian làm việc.

Để xác minh miền cho không gian làm việc của bạn:

1. Đi tới notion.com/settings/organization.

2. Trong tab General của cài đặt tổ chức, hãy chọn Quản lý tên miền email.

3. Chọn Thêm tên miền email.

4. Nhập tên miền email của bạn và chọn Get verification code.

5. Làm theo các lời nhắc để cập nhật bản ghi DNS của bạn.

6. Nhấp vào Verify domain để yêu cầu Notion kiểm tra bản ghi DNS của bạn.

   • Nếu trạng thái miền của bạn là Pending, hãy chọn •••bên cạnh miền → View details → Verify để xác minh thủ công.

7. Sau khi xác minh hoàn tất, bạn sẽ thấy hộp thoại xác nhận và trạng thái miền của bạn sẽ là Verified.

Để tùy chỉnh quyền tạo không gian làm việc:

• Không gian làm việc của bạn phải thuộc gói Enterprise.

• Bạn phải là chủ sở hữu tổ chức.

• Bạn đã xác minh ít nhất một miền. Hướng dẫn xác minh miền có thể được tìm thấy ở trên →

Bạn có thể tùy chỉnh quyền cho phép ai tạo không gian làm việc mới bằng các miền đã xác minh của mình. Để thực hiện việc này:

1. Đi tới notion.com/settings/organization.

2. Đi tới tab People.

3. Trong phần Managed accounts, bật hoặc tắt Allow users to create new workspaces. Khi tắt, chỉ có chủ sở hữu tổ chức mới có thể tạo không gian làm việc mới với miền đã xác minh của bạn.

Sau khi miền được xác minh, chủ sở hữu tổ chức trên Gói Enterprise có thể chuyển, xóa hoặc xác nhận quyền sở hữu đối với các không gian làm việc do người dùng có miền đã xác minh của họ tạo ra.

Để xem và quản lý các không gian làm việc có thể xác nhận quyền sở hữu:

• Bạn phải là chủ sở hữu tổ chức trên Gói Enterprise.

• Miền đã xác minh của bạn không được là miền giáo dục.

• Miền đã xác minh của bạn phải được xác minh trong ít nhất 14 ngày.

• Đối với không gian làm việc có một thành viên, email của người tạo không gian làm việc phải thuộc miền doanh nghiệp đã xác minh.

• Đối với không gian làm việc có nhiều thành viên, email của người tạo không gian làm việc phải thuộc tên miền doanh nghiệp đã xác minh (người tạo không cần phải là thành viên hiện tại của không gian làm việc). Ít nhất một chủ sở hữu không gian làm việc hiện tại (người tạo hoặc người khác) phải đang sử dụng địa chỉ email đã xác minh.

• Nếu bạn muốn xác nhận quyền sở hữu một không gian làm việc Enterprise, không gian làm việc đó không được là một phần của tổ chức khác.

Chủ sở hữu tổ chức Enterprise có thể xem tất cả các không gian làm việc không thuộc Enterprise do người dùng có miền đã xác minh tạo bằng cách đi tới tab General trong cài đặt tổ chức của họ → Quản lý không gian làm việc. Từ đó, họ có thể:

• Xem từng không gian làm việc với thông tin như tên, loại gói, số lượng thành viên, v.v.

• Chọn Thêm không gian làm việc để xác nhận quyền sở hữu các không gian làm việc có nhiều thành viên và nâng cấp chúng lên Gói Enterprise (nếu chúng chưa thuộc Gói Enterprise).

• Yêu cầu thay đổi quyền sở hữu hoặc xóa các không gian làm việc có một thành viên.

Với quản lý miền, chủ sở hữu tổ chức trên gói Enterprise có thể yêu cầu thay đổi chuyển quyền sở hữu trên các không gian làm việc có một thành viên sử dụng miền đã xác minh sang địa chỉ email không thuộc doanh nghiệp. Điều này đặc biệt hữu ích khi người dùng tạo không gian làm việc bằng địa chỉ email doanh nghiệp nhưng chủ yếu sử dụng không gian làm việc đó cho các dự án cá nhân.

Để thay đổi quyền sở hữu không gian làm việc:

• Bạn phải là chủ sở hữu tổ chức trên Gói Enterprise.

• Không gian làm việc chỉ được có một thành viên.

Để thực hiện việc này, chủ sở hữu tổ chức có thể làm theo các bước sau:

1. Đi tới notion.com/settings/organization.

2. Mở tab General.

3. Chọn Quản lý không gian làm việc → Thêm không gian làm việc.

4. Chọn ••• bên cạnh không gian làm việc có một thành viên.

5. Chọn Yêu cầu chuyển quyền.

Khi yêu cầu thay đổi được gửi, thông báo qua email sẽ được gửi đến chủ sở hữu của không gian làm việc đã chọn và người dùng sẽ không thể truy cập không gian làm việc của họ cho đến khi hoàn tất các bước chuyển quyền còn lại như sau:

1. Đăng nhập vào không gian làm việc.

2. Làm theo hướng dẫn và thay đổi địa chỉ email liên kết với tài khoản thành địa chỉ email không thuộc doanh nghiệp. Lưu ý rằng trong khi yêu cầu thay đổi quyền sở hữu không gian làm việc có một thành viên đang được xử lý, người dùng không thể thay đổi email liên kết với tài khoản người dùng của họ.

3. Mã xác minh sẽ được gửi đến địa chỉ email để xác nhận quyền sở hữu tài khoản của người dùng. Nhập mã xác minh này vào không gian làm việc.

4. Một email tự động sẽ được gửi sau khi quá trình thay đổi hoàn tất.

Khi chủ sở hữu tổ chức xác minh một miền, hệ thống sẽ gửi email tự động đến tất cả các chủ sở hữu không gian làm việc đã tồn tại với miền đó, thông báo rằng các không gian làm việc của họ đủ điều kiện để được xác nhận quyền sở hữu.

Trong thời gian thông báo 14 ngày này, chủ sở hữu không gian làm việc chỉ có thể yêu cầu chuyển quyền sở hữu đối với các không gian làm việc có một thành viên. Họ sẽ không thể xóa các không gian làm việc có một thành viên hoặc xác nhận quyền sở hữu đối với các không gian làm việc có nhiều thành viên.

Chủ sở hữu tổ chức cũng có thể xuất danh sách các không gian làm việc có thể xác nhận quyền sở hữu dưới dạng tệp CSV. Để thực hiện việc này:

1. Đi tới notion.com/settings/organization.

2. Mở tab General.

3. Chọn Quản lý không gian làm việc → Thêm không gian làm việc → ⬇️.

Tệp CSV xuất ra sẽ được gửi cho bạn qua email.

Với quản lý miền, chủ sở hữu tổ chức Enterprise có thể quản lý việc sử dụng miền đã xác minh và nơi lưu trữ các dự án liên quan trên Notion dễ dàng hơn. Ví dụ: khi một nhân viên rời công ty, chủ sở hữu tổ chức Enterprise có thể xóa các không gian làm việc có một thành viên của họ để dọn dẹp nội dung cũ trong khi vẫn đảm bảo tuân thủ.

Để xóa một không gian làm việc:

• Bạn phải là chủ sở hữu tổ chức trên gói Enterprise.

• Miền đã được xác minh ít nhất 14 ngày trước.

• Không gian làm việc chỉ được có một thành viên và phải đang sử dụng gói Miễn phí hoặc đã thanh toán đầy đủ nếu đang sử dụng gói trả phí.

Để xóa một không gian làm việc, chủ sở hữu tổ chức có thể thực hiện theo các bước sau:

1. Đi tới notion.com/settings/organization.

2. Mở tab General.

3. Chọn Quản lý không gian làm việc → Thêm không gian làm việc.

4. Chọn ••• bên cạnh không gian làm việc có một thành viên.

5. Chọn Lên lịch xóa.

Công cụ hợp nhất không gian làm việc khả dụng cho khách hàng Enterprise được hỗ trợ từ bộ phận kinh doanh thông qua nhóm Quản lý tài khoản Notion của họ. Tìm hiểu thêm về hỗ trợ hợp nhất không gian làm việc tại đây.